与信管理と売掛金の時効対策について

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「取引」とは「同じ価値のものを交換する約束」という事です。一般的に私たちは買い物のとき代金を支払うと同時に商品を受取ります。商品と同じ価値のお金を交換する取引を行っているのです。しかし、会社間の取引では毎回お金の支払を行っていると現金の確認などに手間がかかりミスが起こることが考えられるので、「商品の納品やサービスの提供を先に行い、一定の期間ごとに代金を支払ってもらう約束」を交わし取引を行うことが多く有ります。この取引はお互いの信用に基づいて行われる取引なので、信用取引といわれます。信用取引で確実に行う必要のある売掛金の回収に関するお話です。

売掛金とは

信用取引で商品の売買を行う場合、売り手側では売掛取引となり「商品を納品する義務(債務)と代金を受取る権利(債権)」が発生し、買い手側では買掛取引となり「商品を受取る権利(債権)」と代金を支払う義務(債務)」が発生します。売掛取引で発生した「代金を受取る権利、請求できる権利」のことを売掛債権といい、それを手形で受取った場合を受取手形、それ以外を売掛金といいます

 売掛取引には十分な注意が必要となります。なぜなら、取引先の倒産などにより売掛金が回収できない場合、その影響で自社の経営が苦しくなる可能性も高くなります。売掛取引を行う場合は、取引先ごとの経営状況に注意し売掛金の入金管理を確実に行う事が必要です。そのために行っていただきたい与信管理、売掛金の回収・時効対策や、売掛金管理の基本である売掛帳についてご紹介します。

与信管理について

与信とは「相手に信用を供与すること」。売掛取引においては、相手を信用して先に納品を行い、後で代金を受取ります。この「納品から売掛金を回収するまでの間、相手先に信用を与えること」を与信といいます。

与信管理とは「与信に伴う信用リスクを管理すること」。売掛取引においては、「売掛金の回収ができない等のリスクについて管理すること」。約束通りに売掛金を支払ってもらえる相手なのかの判断や、取引後に売掛金の回収状況の確認など「相手先の情報収集、経営内容の評価や、信用取引についての判断など、売掛債権を確実に回収できるよう管理すること」を与信管理といいます。

どのような流れで与信管理を行うのか図で表してみました。(この流れを1ヶ月サイクルで行うようにしましょう)

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最初の取引から信用取引を行うという事は少ないと思われますが、これから信用取引を行う取引先については、十分な情報を集め、信頼できる取引先なのか判断しなくてはなりません。次のような方法で情報を集めてみましょう。

①取引先の担当者が商談や雑談の中で得た情報、取引先に訪問し感じた情報

  • 社内の様子(整理整頓などができているか、経理担当者が決まっているかなど)
  • 社長について(人柄・性格、経営状態等についての関心度はなど)

②同業他社からの評価や、取引先の地元地域の人など外部からの情報

③商業謄本(履歴事項証明書)からの情報(有料)

  • 資本金の額(あまりに小額の場合、十分な支払能力が有るのか心配です。)
  • 書類上の本店所在地に本店は存在しているか
  • 所在地や社長、代表者などが度々変わっていたりしないか

④不動産を持っている会社なら、不動産謄本からの情報(有料)

  • 担保として抵当権が設定されていないか
  • 差押え等の登記がされていないか
  • 所有者は誰(名義)なのか

⑤取引先のホームページ、会社案内などからの情報

取引が続いている相手先についても、定期的に情報(上記の①②⑤や売掛債権の回収状況、取引金額など)の収集を行いましょう。

売掛金の回収と時効について

始めの部分でも書きましたが、売掛取引には十分な注意が必要です。特に売掛金の管理を行う担当者(経理)は、売掛金が期日までに回収できたかの確認を行いましょう。では、期日通りに回収できなかった場合どうすれば良いのでしょう。

まずは、電話で取引先へ「売掛金の入金が期日までになかった」ことを伝え、「遅れた理由」や、「いつ支払してもらえるのか」を確認し、次の支払期日を約束します。その約束の期日には必ず入金があったかの確認をしましょう。もし入金がなければ再度電話での確認・支払日の約束をし、同時に与信枠の見直しを行います。電話での確認や約束でも入金が行われず、売掛金の回収が出来ない期間が続く場合は、時効対策が必要となります。売掛債権にも時効が有るのです! 

債権の時効年数は、債権の種類により異なっています。(H27年3月現在)

  • 建築工事などの請負代金債権・設計報酬債権などは3年
  • 製品や商品の売買代金債権・売掛金債権などは  2年
  • ホテルなどの宿泊代・飲食代・レンタル代金などは1年

(注意:H27年3月31日に閣議決定された民法の改正案には、「金銭の貸し借りの時効を原則5年に統一する」の項目が含まれていますので今後、国会での改正案の成立や施行時期に注意して下さい。)

時効対策

時効の停止 : 時効までの期間が短い場合に有効です。内容証明郵便で催告をすることで、時効の進行を一時的に停止させる事が可能です。

時効間際に請求書を内容証明郵便で送付すると、時効の完成を最大6ヶ月延長させることができます。ただし、1回限り有効な方法ですので停止期間中に回収できなければ、次の中断などの対策をとらなければ、時効は完成してしまいます。売掛債権・売掛金が消滅してしまうのです。 

時効の中断 : 中断された場合、時効はリセットされ翌日から再度カウントが始まります。ただし裁判所が関与する必要が有る場合は費用も掛かります。回収したい金額と費用を比較してから考えましょう。

  • 請求(訴訟提訴など裁判上の請求です。売掛金の請求を続けている間は中断しているという事では有りません)。
  • 差押え・仮差押え・仮処分
  • 承認(売掛債務が有ることを認めてもらう事です。債務者から債務を認める「債務承諾書」を作成してもらう、売掛金の一部を支払ってもらうなど)

その他に、取引先と話し合いを行い合意の上で、売掛債権(売掛金)を貸付債権(貸付金)へ変更し弁済してもらう事も有ります。そのさいには、債権の内容、弁済の期間・弁済場所(出来るだけ債権者住所地が良い)、担保や相殺について、などを明記した債務弁済契約書を作成しましょう。

また、少額訴訟や支払督促の申し立てを行う方法も有りますが、費用が掛かります。

*時効は、債務者が「時効になっている」ことを主張した時点で完成します。時効となっていても債務者が払ってくれることに問題はないので、受取りましょう。

売掛帳の書き方

売掛金管理のため「売掛帳」の記帳を行い、確実な売上代金の回収が行えるようにしましょう。(売掛台帳、売掛元帳、得意先元帳という場合も有ります)

自社の記帳のルール(基準)を決めます。

1. 売上の計上日:予め「売上の計上日をどのタイミングにするのか」を決めます。決定した計上日(基準)は、大きな理由がない限り変更してはいけません。

  • 商品を出荷した日(出荷基準)
  • 商品を納品した日(納品基準)
  • 取引先での検品・検収が済んだ日(検収基準)
  • サービスなどの提供が完了した日(役務完了基準)
  • 建物などの完成時点(工事完了基準)
  • 工事の進捗度に応じて(工事進行基準)

2. 締め日:自社の締め日、取引先の締め日に合わせる事の可否を決めます。

3. 書き方:取引ごとに記入するのか、月末または締め日に記入するのかを決めます。

売掛帳の記入方法 (記入例は税込経理、消費税率は現行の8%で計算しています)

① 売掛取引ごとに記帳する場合

次の取引(図)と記入例で説明していきます。

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上の図の売掛取引を記帳すると次のようになります。(もちろん山陽包装㈱で管理している売掛帳です)

urikake1

*「1月5日請求書発行」は、売掛帳には記入しません。

*売上計上日や締め日以外にも、「数量、単価は記入しない。」「売上金額は商品価格、消費税を分けて記入する。」など自社のルールを決め、使用しやすい売掛帳を作りましょう。消費税を分けて記帳すると次のようになります。

urikake1b

※前記の1月28日の売掛金の回収が普通預金への振込入金で、振込手数料の756円が差し引かれた107,244円であった場合の記入例です。urikake2

 

② 締め日ごとに記帳する場合

取引内容の確認できる納品書の控えなどをまとめておき、月末等の締め日に請求書を発行している場合などの記帳例です。urikake3

まとめ

売掛金管理の基本である売掛帳の記帳をしっかりと行いましょう。そして、月末毎の売掛金残高の確認や、定期的な取引先の評価や与信枠の見直しを行い「大切な商品、サービスの提供の対価である売掛金」を確実に回収できるようにしましょう。

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