忙しい人ほど記帳代行の活用を!よくある誤解と本当の効果

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確定申告や決算書類を作成するのに必要な毎月の記帳入力業務が煩わしい・・

もしかしたらあなたはいまそのような状況で悩んでいるのではないでしょうか?

そんな方には、「記帳代行」はぴったりなサービスです。会計ソフトへの入力を会計事務所に代行してもらうことで経営にかける時間が増え、本業により専念できます。

そこで今回は、『記帳代行サービス』についてまとめました。

記帳代行を検討する参考にして頂けたら幸いです。

記帳代行とは

まずは記帳代行とは会社のどの位置に属するのか見てみましょう。

会社の業務とは以下のような業務が考えられます。

では、記帳代行を依頼した場合は、どのようになるのか見てみましょう。(総務・人事部門を除いています)

多くのかたは、税理士に「月次財務報告」と、「決算申告書作成業務」を依頼していると思います。その前段部分が、「記帳代行」となります。

記帳代行をお願いした方がよい理由

記帳代行は、日々の記帳入力業務を外部に代行してもらうサービスです。会社の規模に関わらず、経理担当者がいない場合は記帳代行を検討しましょう。

ここでは記帳代行をお願いした方がよい理由をご説明します。

1-1. 時間が生まれる

記帳入力業務は他業務と比べて緊急性が高くない為、どうしても後回しになりがちです。決算直前まで経理資料を取りまとめることが出来ないまま慌てて決算を迎え、顧問税理士との時間を十分にとれないままに申告を終わらせてしまった経験をお持ちの方も多いと思います。申告期限内に余裕をもって決算を終わらせるためにも記帳代行は役に立ちます。

また、記帳入力業務は単調な割に知識と時間を必要とします。記帳代行を利用することで、記帳入力業務についての学習や入力に割いていた時間を他のことに使うことが出来るようになるのです。

1-2. 価値の高い仕事に専念できる

記帳代行を利用して生まれた時間は、本業や会社の今後の経営・発展について考えたり行動したりするなど、経営者にとってより価値の高い業務に専念できる環境や時間を作る事となるでしょう。

1-3. 経営者、スタッフ、配偶者、公私ともにストレスが減る

経理はお金の流れを記録する仕事です。起業したばかりの時に、配偶者や知人に経理業務を頼む方がいますが、その中でも特に記帳入力業務は会社や社長個人の残高を含めお金の流れが丸見えになってしまいます。お金がらみの余計な雑音を配偶者や知人から聞かされるのは、経営上の判断を狂わせるだけでなく、社長個人にとって大きなストレスになります。

記帳入力業務を任された配偶者が慣れていない場合、煩雑で知識の必要な作業にストレスをためがちです。結果として、運営している会社のストレスだけでなく、家庭のストレスを増やしてしまうことが多いのです。起業したての時期に周りの人に協力をしてもらうのは必要なことなのですが、経理業務を任せることには慎重な判断が必要です。経営者の公私両方のストレスをなくすためのコストと考え記帳代行を利用するのも一つの方法です。

1-4. コストパフォーマンスがいい

起業したばかりの小さい会社では社長自らが記帳を行うことも多いと思います。月100万円を売り上げる会社の社長の時間価値を1ヵ月に20日×8時間働いた場合、1日5万円、1時間6,250円にもなります。記帳入力業務は規模にもよりますが、売上1000万以下でしたら、月に2時間もあれば、記帳入力業務できます。

記帳代行のコストは月額5,000円くらいから探せますので記帳代行は外注に出してもいいと考えられます。

記帳代行の5つの誤ったイメージ

2-1. 記帳代行を依頼する会社は信用がおけないと思われ

記帳代行を行っている会社は、経理・記帳のプロが業務しています。また、記帳入力業務した数が増えるほど、記帳がパターン化されてミスが少なくなっていきます。社長自身や会社の従業員が片手間で行う場合と比較して信用性の高い記帳入力が行えます。

2-2. 経理スタッフがいれば記帳入力を外注する必要はない

一般的に大企業では経理スタッフと財務スタッフに分かれていますが、中小企業では、社長や、経理スタッフのみで行っていることが多いのです。

経理業務は記帳だけではありません。

現預金の管理、経費の精算、入金の確認、支払い、資金調達、予算と実績の管理、決算、税務調査対応など重要な業務が他にもたくさんあります。煩雑な記帳入力業務を外部委託することで、経理チームのコストを下げると同時に、やる気を上げることに繋がります。

この他にも記帳代行を利用すると、社内の経理プロセスが省略される、経営者から見たお金の流れの透明性が高まる、経理スタッフの突然の退職にも対応がしやすくなる、といったメリットも生まれます。

2-3. 申告の際に利益調整ができなくなる

記帳は決算の基礎資料となりますが、記帳代行後に必要な決算修正などの追加仕訳をいれ、決算調整を行い最終の決算書を作成します。その後必要に応じて申告調整を入れ申告書をつくるのが一般的です。

2-4. 税理士に記帳代行をお願いするのはもったいない

税理士が記帳入力業務を自ら全て行うことは一般的ではありません。税理士事務所のスタッフや外部の記帳代行業者が記帳入力業務を行っています。税理士からの記帳入力業務にかかる請求は、記帳の数が少ない間は顧問契約の固定の費用に入れている場合が多く見られます。記帳の数が増え、追加の記帳分の請求が必要な場合に平均的な記帳代行業者と競争ができる価格を意識して追加分の請求を行っている場合がほとんどです。税理士の記帳代行コストが平均的な価格と比較して高すぎる場合は、顧問契約からして高すぎるのではないでしょうか?

2-5. 経営状況が分からなくなる

経営者の中には自社の経営状況を把握するために記帳を自ら行おうとする方がいます。そのようにアドバイスをする先輩経営者や顧問税理士の方もたくさんいます。経理を理解し、自社の数字を理解することは非常に大切なのですが、煩雑で大量な記帳をずっと行って得られる効果は限定的です。経営者としては、もっと高い目線で会社の数字について学び、理解し考えるための時間に振り向ける方がより価値があります。

記帳代行の料金相場

3-1. 代行業者に依頼した場合は従量課金で月額5,000円ほどが多い

記帳代行業者は、少ない仕訳数(月間30仕訳など)からでも業務を受けられるように、記帳した数に合わせて課金する従量課金制度でサービスを提供している場合がほとんどです。格安の定額で引き受ける業者も多くありますが、月額にして5,000円くらいからが一般的です。取引数が少ない個人事業主や起業したばかりの会社にとってはメリットが多いでしょう。記帳代行は月次単位で行いますので月単位での契約が一般的です。価格やサービスの満足度に合わせて記帳代行業者を月単位で変更ができるよう契約を結んでおくと安心です。

3-2. 税理士に依頼した場合は固定+従量料金で月額10,000

税理士の場合は月間100仕訳を10,000円ほどから業務を受けられる価格でサービスを提供している場合が多くみられます。顧問料を月額で固定費化し、記帳代行については入力件数が一定数を超えた分について従量制となります。従量制の単価は記帳代行業者と同じような価格でサービス提供する税理士がほとんどです。会社の規模や固定費の考え方にもよりますが、固定の月額顧問料に含まれている仕訳数で月次記帳が済む場合は、追加の料金は発生しません。記帳代行業者の一般的な価格との差5,000円で税理士の顧問料を受けられると考えると、固定の金額に記帳と顧問料が含まれている価格メリットは大きく感じられます。申告の期間にあわせて契約期間は1年単位になります。

3-3. 料金を検討する際には記帳のクオリティ、時間、サービスの質、を含めて総合判断

相場はあくまでも参考と考えてください。発注する会社の業種や状況、ニーズによって料金は変動します。記帳代行に使える予算を決めてから問い合わせ、一定の料金内で提供してもらえるサービス内容を確認するという問い合わせの方法もあります。

いずれにしても気になる業者をみつけたらまずは問い合わせしてみてください。記帳代行業者に依頼を行う場合は最初の見積もりでは税理士に依頼を行うよりも安価な場合が多いのですが、記帳のクオリティ、決算および申告書作成に必要な時間、サービスの質を含めた総合的な判断をしてください。

記帳代行は代行業者?税理士に頼む?

4-1. 代行業者に依頼するメリットは業務の分担

専門性の高い業務は税理士、記帳は代行業者に分けることでお互いが得意な業務に専念できます。税理士資格がないと決算申告業務はできませんが、税理士と提携している記帳代行業者でしたら、記帳代行+税理士業務をセットにして契約することも可能です。簡単なコンサルタントを行ってくれる記帳代行業者も増えていますので、そういった会社と契約して、顧問税理士のサービスや条件が適切か判断するのに役立てる事も出来ます。

4-2. 税理士に依頼するメリットはトータルのコスト、クオリティ、問題解決力

記帳と決算申告は非常に密接な関係にあります。一般的には税理士に頼んだ方がコストは割高に感じることが多いのですが、申告を行う税理士に記帳を依頼することで、決算や申告にかかわる時間が減り、コストが下がることがあります。経理知識だけでなく実践での経験も豊富で、的確なアドバイスをくれることも期待できます。結果として、仕事のクオリティが高く様々な問題を早く解決できる傾向があります。

最近の税理士事務所の傾向として税理士事務所が記帳代行を外部委託することが増えてきました。一仕訳10~50円程度で依頼できるため、最低賃金で人を雇うより安く正確に済み、また入力されたものを税理士が内容を確認してお客様に出すことができるため、記帳代行から決算までを一連の流れで対応できるのです。

記帳代行を依頼する流れ

記帳とは、お金の流れを記録する作業です。「タクシーで移動するために2,000円を使った」「お客様の引っ越し祝いに15,000円のお祝いの花束を贈った」など、経費や売り上げの流れ一つ一つを整理し、その履歴を帳簿に記録する事です。現在では会計ソフトへ仕訳を入力する作業のことを指すこともあります。記帳代行を利用した場合の実際の業務の流れは下記のようになります。

5-1.(会社)月末に現金出納帳、領収証、請求書、通帳のコピーなど、必要な書類を送付

記帳のために用意する書類は、毎月ほとんど同じなので、慣れてくればすぐに用意できるようになります。

5-2.(記帳代行業者)書類をもとに1か月ごとに記帳

専任の入力担当が、書類の入力および入力のチェックをします。同時に入力時の不明点をまとめた質問表を作成し、入力後の会計資料納品時に記帳代行業者が、発注主である会社の担当者に内容の説明および不明点の確認を行います。

5-3.(記帳代行業者)記帳をおこなった計算結果を納品

月々の損益計算書に貸借対照表、損益の推移表などの会計資料を納品します。書類で納品する会社も多いですが、クラウドの会計ソフトを共有して記帳入力業務、納品する会社も増えています。決算の時期が来れば、そのまま決算申告に使えるくらいの資料ができています。仕訳の量にもよりますが、書類の受け取りから7営業日程度で納品されるのが一般的です。

5-4.(会社および記帳代行業者)計算結果を確認、修正箇所があれば訂正

計算結果を見ながら不明点を確認、必要に応じて記帳の修正を行います。

5-5.(会社)毎月の記帳結果をみて経営状態を確認

月次の経理データを見て、これまでの実績や予算との比較を行います。

こんな記帳代行業者にはご注意ください

5で読んだ内容が面倒だ、と感じた方もいらっしゃるのではないでしょうか。「領収書を送ってくだされば代わりに入力しますので持ってきてください」という業者も世の中には存在すると思いますが、ご注意ください。

①いくら分の領収書を預かったか分からないのをただ入力するだけですので、途中で紛失等間違えや事故が起きても証明できないため泣き寝入りすることになる。

②プライベートなものが入っていてもチェックや問合せ、指導等がないまま入力が行われ、入力した行数で請求するため請求額が高くなる。

③現金残高がマイナスとなった場合でも、問合せ等がないまま入力が行われる。

①~③のようなことが起きる可能性が高いです。記帳代行業者は会社の申告業務に全く責任がない仕事です。正しい申告内容となっているのか確認のためにも必ず税理士や専門家に入力後のチェックを依頼しましょう。

まとめ

今回は記帳代行について書きました。アウトソーシング、シェアリング、IT化、クラウド、といった世の中の大きな流れに乗って、経理業務を外注に出すのは以前とくらべて格段に簡単になってきています。外部に任せるよりも自分でやってしまおうと思う方もまだ多くいるかもしれませんが、色々と考えるよりも、まず行動されることをお薦めします。気になる記帳代行業者や顧問税理士に相談をしてみてはいかがでしょうか?

記帳代行について正しく理解すれば、時間やコストを含めた多くの経営課題の解決に役立つでしょう。そして、経営者、従業員や家族がハッピーになる方法がみつかるかもしれません。

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